Як подати до суду документ підписаний електронним цифровим підписом?
Електронний документообіг - це зручно і швидко. Але як подати договір, видаткову накладку чи акт приймання-передачі, що підписані КЕП до суду? Роздрукувати? Відправити файл електронним судом? А якщо неправильно відправити до суду то які наслідки?
Розпочнімо з кінця: якщо подати до суду електронні документи у неналежній формі суд має право визнати такі документи неналежними та недопустими доказами і не враховуватиме їх при вирішенні справи та винесенні рішення, тому особисто я зайвий раз перестраховуюсь та подаю до суду електронні документи наступним чином:
1. Прошу Клієнта (підписанта документу) надіслати мені копію електронного документу (це не роздруківка, не прінскрін, не скан, а файл електронного документа (найзручніший для майбутньої перевірки формат p7s).
2. Особисто здійснюю перевірку оригінальності та цілісності документу на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України https://czo.gov.ua/verify.
3. За результатом перевірки самостійно завантажую візуальне відображення документу (найчастіше це скан у форматі PDF, але бувають і в інших форматах). Друкую та засвідчую власним підписом та печаткою адвоката відповідність друкованої копії електронного документу оригіналу у відповідності з вимогами встановленими процесуальними кодексами.
4. За результатом перевірки завантажую сформований системою Протокол перевірки підпису, друкую його.
5. Копію електронного документу записую на лазерний диск.
6. У документі, який готую для подання до суду (позов, відзив, клопотання тощо) обов’язково зазначаю, що:
- подаю у якості доказу електронний документ;
- подаю такий доказ до суду на електронному носії із відповідним серійним номером;
- додатково подаю до суду друковану копію електронного доказу;
- додатково подаю до суду протокол перевірки підпису.
7. В підсумку: до суду та за необхідності іншим учасникам процесу разом із відповідною заявою чи клопотанням подається електронний документ на лазерному диску, засвідчена друкована копія електронного документу, протокол перевірки підпису.
Відповідно до статті 96 Господарського процесуального кодексу України електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема, електронні документи (в тому числі текстові документи, графічні зображення, плани фотографії, відео- та звукозаписи тощо), веб-сайти (сторінки), текстові, мультимедійні та голосові повідомлення, метадані, бази даних й інші дані в електронній формі. Такі дані можуть зберігатися, зокрема на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі Інтернет). Електронні докази подаються у формі документів, на які накладено кваліфікований електронний підпис відповідно до вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Законом може бути передбачено інший порядок засвідчення електронної копії електронного доказу. Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених в порядку, передбаченому законом. Паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом. Учасник справи, який подає копію електронного доказу, повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу електронного доказу.